Politique en matière de protection de la vie privée : politique relative aux enregistrements de réunions Microsoft Teams chez Proximus

Par cette politique en matière de protection de la vie privée pour Microsoft Teams, Proximus souhaite :

vous informer sur les données à caractère personnel que nous collectons et traitons à votre sujet lorsque vous participez à des réunions Microsoft Teams organisées par un organisateur Proximus ; et
définir certaines lignes directrices relatives à l'utilisation de Microsoft Teams et ses fonctionnalités dans un environnement Proximus.

Veuillez noter que, à cet égard, il existe deux types de réunion Microsoft Teams : les réunions Microsoft Teams ayant lieu dans un canal (ci-après dénommées "réunion de canal") et les réunions Microsoft Teams n'ayant pas lieu dans un canal (ci-après dénommées "réunion hors canal") :

Une réunion de canal est une réunion organisée directement via Microsoft Teams, spécifiquement destinée aux équipes créées dans cette application. Cette réunion est visible et peut être rejointe librement par toute personne signalée dans Microsoft Teams comme étant membre de l'équipe. La plupart des équipes Proximus créées dans Microsoft Teams comprennent uniquement des personnes disposant d'un perID Proximus (c.-à-d. des collaborateurs et sous-traitants de Proximus). Dans certains cas, il arrive néanmoins que des participants externes soient également invités à rejoindre une équipe Proximus dans Microsoft Teams et puissent participer à une réunion de canal.
Une réunion hors canal est une réunion Microsoft Teams organisée via Outlook en plaçant un lien vers la convocation à la réunion Microsoft Teams dans l'e-mail de convocation. Dans la plupart des cas, les participants externes seront invités à une réunion hors canal plutôt qu'à une réunion de canal chez Proximus.

Cette politique s'applique à la fois aux invités internes (c'est-à-dire les personnes disposant d'un perID Proximus, y compris les sous-traitants disposant d'un perID et d'une licence Proximus Microsoft Teams) et aux invités externes à une réunion Microsoft Teams.

Quelles données à caractère personnel collectons-nous et pour quelles finalités ?

Accès à des réunions Microsoft Teams

Lorsque vous participez à des réunions Microsoft Teams organisées par Proximus, nous collectons et traitons votre adresse électronique, votre identifiant O365, votre photo de profil (si vous en avez une ; voir ci-dessous), votre nom et votre numéro de téléphone (si vous participez à la réunion par téléphone). Ces informations sont visibles dans la galerie pendant la réunion afin de donner un aperçu de tous les invités et seront également enregistrées par la suite afin de montrer qui a participé à la réunion et qui était absent. En outre, les conversations dans le chat de la réunion ainsi que les fichiers partagés pendant cette réunion sont stockés dans Microsoft Teams et sont accessibles pour tous les invités internes à n'importe quelle réunion et les invités externes à une réunion de canal. Les conversations dans le chat ne sont jamais téléchargeables et un participant peut supprimer ses propres chats.

Si la transcription est activée, un horodatage est ajouté pour indiquer qui a dit quoi et à quel moment. Dans tous les cas, les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus seront uniquement utilisées à des fins (i) de gestion et d'authentification de votre accès à la réunion, (ii) de visualisation des invités (y compris les participants et les non-participants) et, (iii) le cas échéant, de gestion des enregistrements de la réunion. Ces données à caractère personnel seront conservées pendant maximum 5 années après la date à laquelle la réunion concernée a eu lieu.

Enregistrement de réunions Microsoft Teams

Seuls les participants internes de Proximus à une réunion Microsoft Teams peuvent lancer (et arrêter) l'enregistrement d'une réunion Microsoft Teams initiée par un organisateur Proximus. Lancer un enregistrement permet par défaut la transcription de la réunion, à moins qu'un participant interne de Proximus à la réunion décide d'arrêter la transcription immédiatement après le début de l'enregistrement. Les invités ou participants externes à la réunion n'ont pas la possibilité technique de lancer ou d'arrêter l'enregistrement/la transcription.

Tout participant peut choisir de cacher son identité dans les réunions lors desquelles la transcription est activée. L'intervenant ne sera pas désigné et seul sera affiché ce qui est dit. Voir Comment masquer votre identité sur le site de Microsoft

Une fois l'enregistrement/la transcription lancé, chaque participant en sera clairement informé par une bannière apparaissant en haut de l'écran indiquant que l'enregistrement et la transcription sont lancés ou arrêtés.

Les participants qui se connectent par téléphone voient apparaître un message similaire les informant que l'enregistrement a démarré/pris fin.

Les organisateurs de réunions Proximus :

ne sont pas autorisés à changer les rôles des participants Proximus de "Presenter" à "Attendee", sauf dans le cadre d'une formation ;
doivent, pour les réunions dont on sait à l'avance qu'elles seront enregistrées, le mentionner dans l'invitation à la réunion. À défaut de consentement donné pour l'enregistrement/la transcription et le partage de cet enregistrement/cette transcription avec les invités à la réunion, il n'est pas possible de participer à la réunion, car la participation (en tant qu'action active) fait office de consentement. L'enregistrement et la transcription seront toutefois accessibles par la suite, comme décrit ci-dessous ;
indiquent clairement, au début de chaque réunion, (i) que la réunion sera enregistrée et transcrite, et (ii) que si l'un des participants ne consent pas à cet enregistrement, il est autorisé à se retirer. Au moment du lancement d'un enregistrement/une transcription, une bannière apparaîtra pour indiquer à chacun qu'il est enregistré, avec un lien vers la Politique en matière de protection de la vie privée de Proximus ;
permettent aux participants de se retirer en cours de réunion au cas où l'enregistrement/la transcription ne se ferait pas dès le début de la réunion ;
uniquement sur demande explicite, fournissent aux invités externes à une réunion de canal un lien partagé vers l'enregistrement ;
si l'utilisation de la caméra peut être utile pendant la réunion, indiquent clairement que cette utilisation n'est pas obligatoire.
doivent diffuser la transcription à tous les participants à la réunion, y compris les invités ou les participants externes et ceux qui ont participé par téléphone. Tout participant a le droit de relire la transcription.

Les enregistrements/transcriptions seront conservés pendant maximum 5 années après la date à laquelle la réunion a eu lieu et seront/pourront être exclusivement utilisés :

à des fins d'archivage (par ex. pour la référence personnelle des invités à la réunion) ;
à des fins de partage des connaissances (par ex. pour partager l'enregistrement de la réunion avec des invités qui n'ont pas pu y assister) ;
à des fins de formation au sein de Proximus (par ex. pour enregistrer des formations en ligne et les mettre à la disposition de l'ensemble de l'organisation Proximus via l'intranet de Proximus et/ou d'autres apps O365).

Les enregistrements/transcriptions ne peuvent pas être utilisés comme preuve à d'autres fins commerciales ou de ressources humaines. Cette pratique n'est pas autorisée au sein de Proximus.

Les enregistrements/transcriptions de réunions seront ensuite accessibles comme suit :

Si une réunion hors canal concerne uniquement des invités internes, tous les invités internes auront un accès direct à l'enregistrement via Microsoft OneDrive ou SharePoint. L'enregistrement ne sera toutefois pas téléchargeable et ne pourra pas être partagé avec d'autres personnes internes ou externes à Proximus. La transcription est accessible par l'intermédiaire du chat de la réunion et peut être téléchargée.
Si une réunion hors canal comprend à la fois des invités Proximus et des invités externes, tous les invités internes recevront automatiquement un lien partagé personnellement vers l'enregistrement. Les invités externes recevront ce lien uniquement sur demande. Cette demande devra être adressée à l'organisateur de la réunion Proximus, qui devra ajouter l'utilisateur externe concerné à la liste partagée. L'enregistrement ne sera toutefois pas téléchargeable et ne pourra pas, de ce fait, être partagé avec d'autres personnes internes ou externes à Proximus. La transcription est accessible par l'intermédiaire du chat de la réunion et peut être téléchargée par les collaborateurs internes de Proximus.

Si une réunion de canal comprend uniquement des invités internes ou à la fois des invités internes et externes, tous les invités recevront automatiquement un lien partagé personnellement vers l'enregistrement. Les autres membres du canal auront également accès à l'enregistrement. L'enregistrement ne sera toutefois pas téléchargeable et ne pourra pas être partagé avec d'autres personnes internes ou externes à Proximus. La transcription est accessible par l'intermédiaire du chat de la réunion et peut être téléchargée par les collaborateurs internes de Proximus. Dans certains cas spécifiques, il peut toutefois être nécessaire ou utile d'élargir l'accès à l'enregistrement au sein de Proximus et de le partager avec d'autres collaborateurs ou sous-traitants de Proximus qui n'étaient pas invités à la réunion. Dans ce cas, seul l'organisateur de la réunion ou l'enregistreur (c'est-à-dire le participant qui a lancé l'enregistrement) peut élargir l'accès à l'enregistrement au sein de Proximus (par exemple au niveau d'un groupe ou d'un canal, ou à des personnes spécifiques, ou à l'échelle de l'entreprise). Cette pratique est par exemple possible dans un contexte de formation. Avant d'élargir l'accès, l'organisateur ou l'enregistreur de la réunion devra toutefois obtenir le consentement de tous les participants. Ce consentement peut s'obtenir de deux façons :

Soit l'organisateur de la réunion Proximus indique déjà clairement dans l'invitation à la réunion qu'il y aura un enregistrement et qu'au sein de Proximus, d'autres personnes que les invités y auront également accès. Dans ce cas, l'organisateur de la réunion doit décrire très clairement dans l'invitation à la réunion qui aura accès à l'enregistrement (par exemple, l'ensemble de l'équipe, du département, de la Business Unit, de l'entreprise). Si, en tant qu'invité, vous n'acceptez pas l'enregistrement et le partage de cet enregistrement avec les personnes mentionnées dans l'invitation à la réunion, vous ne pourrez pas participer, car votre participation à la réunion sera considérée comme une action active et fera office de consentement. L'enregistrement vous sera toutefois accessible par la suite, ainsi qu'aux autres personnes indiquées dans l'invitation à la réunion. Tout enregistrement dont l'accès est élargi à d'autres personnes que les seuls invités ne sera pas téléchargeable, pas même pour les invités. Aucune des personnes ayant accès à l'enregistrement n'est autorisée à partager l'enregistrement avec une autre personne interne ou externe à Proximus.
Soit le consentement est obtenu au terme de la réunion enregistrée via un formulaire de consentement (Microsoft) dédié. Si l'un des participants n'accepte pas que l'enregistrement concerné soit partagé avec d'autres collaborateurs ou sous-traitants de Proximus qui n'étaient pas invités à la réunion, l'accès à l'enregistrement ne pourra pas être élargi.

Pour rendre la transcription accessible à un public plus large, voir la section ci-dessous "Transcriptions seules, sans enregistrement de réunions Microsoft Teams".

Sous-titres en direct

Les sous-titres en direct sont une fonctionnalité de conversion de la parole en texte. Il s'agit d'une aide visuelle, par ex. pour les personnes sourdes ou malentendantes ou lorsque les participants se trouvent dans un environnement très bruyant.

Chaque participant peut lancer/arrêter les sous-titres en direct. Lorsqu'un participant lance les sous-titres en direct, ils seront visibles pour tout le monde.

La langue sélectionnée pour les sous-titres en direct doit être la langue parlée. Si un participant modifie les paramètres de langue, ce changement concerne tous les participants à la réunion.

Les sous-titres en direct reprennent aussi la désignation de l'intervenant (qui parle), ce qui veut dire votre photo de profil (si elle a été définie) et votre nom.

Tout participant peut choisir de cacher son identité dans les réunions lors desquelles les sous-titres en direct sont activés. L'intervenant ne sera pas désigné et seul sera affiché ce qui est dit. Voir Comment masquer votre identité sur le site de Microsoft.

Les sous-titres en direct sont supprimés de manière permanente lorsque la réunion est terminée.

Transcriptions seules, sans enregistrement de réunions Microsoft Teams

Les transcriptions sont le rendu littéral de ce qui est dit pendant la réunion Microsoft Teams.

Une fois la transcription lancée ou arrêtée, chaque participant en sera clairement informé par une bannière apparaissant en haut de l'écran indiquant que la transcription est lancée ou arrêtée.

Les participants qui se connectent par téléphone voient apparaître un message similaire les informant que la transcription a démarré/pris fin.

Les organisateurs de réunions Proximus :

doivent, pour les réunions dont on sait à l'avance qu'elles seront transcrites, le mentionner dans l'invitation à la réunion. À défaut de consentement donné pour la transcription et le partage de cette transcription avec les invités à la réunion, il n'est pas possible de participer à la réunion, car la participation (en tant qu'action active) fait office de consentement. La transcription sera toutefois accessible par la suite, comme décrit ci-dessous ;
indiquent clairement, au début de chaque réunion, (i) que la réunion sera transcrite et (ii) que si l'un des participants ne consent pas à cette transcription, il est autorisé à se retirer. Au moment du lancement d'une transcription, une bannière apparaîtra pour indiquer à chacun que ce qu'il dit est transcrit, avec un lien vers la Politique en matière de protection de la vie privée de Proximus ;
permettent aux participants de se retirer en cours de réunion au cas où la transcription ne se ferait pas dès le début de la réunion ;
doivent diffuser la transcription à tous les participants à la réunion, y compris les invités ou les participants externes et ceux qui ont participé par téléphone. Tout participant a le droit de relire la transcription.

Les transcriptions seront conservées pendant maximum 5 années après la date à laquelle la réunion a eu lieu et seront/pourront être exclusivement utilisées :

Les transcriptions ne peuvent pas être utilisées comme preuve à d'autres fins commerciales ou de ressources humaines. Cette pratique n'est pas autorisée au sein de Proximus.

Les transcriptions de réunions seront ensuite accessibles comme suit :

La transcription est accessible par l'intermédiaire du chat de la réunion (réunions hors canal et de canal) et peut être téléchargée par les collaborateurs internes de Proximus.
Dans certains cas spécifiques, il peut toutefois être nécessaire ou utile d'élargir l'accès à la transcription au sein de Proximus et de la partager avec d'autres collaborateurs ou sous-traitants de Proximus qui n'étaient pas invités à la réunion. Dans ce cas, seul l'organisateur de la réunion ou le participant qui a lancé la transcription peut partager la transcription, une fois que tous les participants l'ont relue, au sein de Proximus (par exemple au niveau d'un groupe ou d'un canal, ou à des personnes spécifiques, ou à l'échelle de l'entreprise). Avant d'élargir l'accès, l'organisateur de la réunion ou le participant qui a lancé la transcription devra toutefois obtenir le consentement de tous les participants. Ce consentement peut s'obtenir de deux façons :
- Soit l'organisateur de la réunion Proximus indique déjà clairement dans l'invitation à la réunion qu'il y aura une transcription et qu'au sein de Proximus, d'autres personnes que les invités y auront également accès. Dans ce cas, l'organisateur de la réunion doit décrire très clairement dans l'invitation à la réunion qui aura accès à la transcription (par exemple, l'ensemble de l'équipe, du département, de la Business Unit, de l'entreprise). Si, en tant qu'invité, vous n'acceptez pas la transcription et le partage de celle-ci avec les personnes indiquées dans l'invitation à la réunion, vous ne pourrez pas participer, car votre participation à la réunion sera considérée comme une action active et fera office de consentement. La transcription vous sera toutefois accessible par la suite, ainsi qu'aux autres personnes indiquées dans l'invitation à la réunion. Toute transcription dont l'accès a été accordé à un public plus large que les seuls invités doit être rendue impossible à télécharger. Aucune des personnes ayant accès à la transcription n'est autorisée à la partager avec une autre personne interne ou externe à Proximus.
Soit le consentement est obtenu au terme de la réunion via un formulaire de consentement (Microsoft) dédié. Si l'un des participants n'accepte pas que la transcription concernée soit partagée avec d'autres collaborateurs ou sous-traitants de Proximus qui n'étaient pas invités à la réunion, l'accès à la transcription ne pourra pas être élargi. Aucune des personnes ayant accès à la transcription n'est autorisée à la partager avec une autre personne interne ou externe à Proximus

Personnalisation de l'arrière-plan et partage de contenu

Tout participant à une réunion a, sur une base volontaire, la possibilité de personnaliser son arrière-plan en téléchargeant des photos, images, etc. Cette fonctionnalité n'est pas destinée à collecter des données à caractère personnel. Il est interdit de télécharger des images inappropriées et des images contenant des photos d'autres personnes.

En outre, les participants à une réunion ne sont pas autorisés à partager, au cours d'une réunion, des contenus comportant des catégories particulières de données (données de santé, convictions religieuses, etc.)

Enfin, Microsoft Teams offre la possibilité d'utiliser la caméra pendant les réunions. Cette possibilité peut être utilisée uniquement sur une base volontaire. L'organisateur de la réunion Proximus peut gentiment inviter les participants à allumer leur caméra, mais il est toujours tenu de préciser que ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez par conséquent refuser d'allumer votre caméra (y compris dans le cadre d'une formation).

Où stockons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront stockées au sein du tenant O365 de Proximus, dans la plateforme cloud de Microsoft. Proximus SA de droit public (bd du Roi Albert II, 27, 1030 Bruxelles, Belgique) intervient en qualité de responsable du traitement de ces données. Microsoft intervient en qualité de sous-traitant et traite exclusivement vos données à caractère personnel en vue de fournir à Proximus les fonctionnalités de réunion Microsoft Teams, à l'exception des opérations commerciales légitimes de Microsoft. Pour ces dernières, Microsoft intervient en qualité de responsable du traitement. Voir la politique de confidentialité de Microsoft pour plus d'informations. Dans les cas où, comme avec Microsoft, un fournisseur est établi dans un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat en vertu de la législation européenne applicable en matière de protection des données, Proximus veillera à ce que les garanties appropriées soient mises en œuvre, comme l'utilisation des clauses contractuelles types de l'UE telles qu'adoptées par la Commission européenne. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter le Data Protection Officer (ci-après dénommé "DPO") au DPO Office.

Quels sont mes droits en matière de protection de la vie privée et comment les exercer ?

Concernant vos propres données à caractère personnel, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de restriction et même de suppression de ces données (le cas échéant et conformément à la politique en matière de protection de la vie privée des ressources humaines du Groupe Proximus pour les invités internes).

En outre, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et sans motivation pour les enregistrements/transcriptions auxquels vous avez consenti et/ou le partage de ces enregistrements/transcriptions.

Vous pouvez exercer les droits en matière de protection de la vie privée susmentionnés en envoyant votre demande au DPO Office à l'adresse suivante : privacy@proximus.com. Pour toute autre question ou plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez également contacter le DPO Office ou introduire une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. Pour plus d'informations voir dataprotectionauthority.be.