Compliance
Introduction
Dans un contexte légal et réglementaire de plus en plus complexe et un environnement professionnel changeant, la conformité joue un rôle de plus en plus important dans le monde de l'entreprise.
Nous nous engageons à mener nos activités et à poursuivre nos objectifs commerciaux dans le respect de la loi et des normes éthiques les plus strictes. A cette fin, le Groupe Proximus a adopté un Code de Conduite et a défini une politique de conformité.
Le Code de Conduite est consacré aux valeurs et à l’identité du Groupe Proximus. Il vise à inspirer les attitudes et le comportement des collaborateurs du Groupe Proximus au quotidien dans chacune de leurs actions. Les principes généraux définis dans le Code de Conduite – qui n'est donc pas exhaustif – sont détaillés dans plusieurs règlements spécifiques qui complètent le Code de Conduite sur des points particuliers et dont le respect s’impose à l’ensemble des collaborateurs du Groupe Proximus.
Outre le Code de Conduite, la politique de conformité du Groupe Proximus vise à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.
Le Compliance Office est chargé de coordonner les activités menées au sein du Groupe en matière de conformité (expliquer les règles en vigueur, fournir les outils nécessaires pour encourager la conformité et assurer une approche cohérente de la conformité).
Code de Conduite & règlements
Code de conduite de Proximus
Le nouveau Code de Conduite est disponible ci-dessous. Il remplace le Code de conduite adopté par Proximus en décembre 2009. Il s’applique à toutes les activités et à tous les collaborateurs du Groupe Proximus.
Le Code de conduite de Proximus reflète les règles et principes fondamentaux sur lesquels repose notre engagement à être une entreprise socialement responsable. Nous sommes convaincus que la qualité des résultats doit se doubler d’un souci d’intégrité, si nous voulons vraiment contribuer au développement économique, social et écologique de la société. Le comportement éthique ne se limite pas au respect du texte du Code de conduite. Il est un résumé des principaux principes et n’est donc pas exhaustif. Les principes et les règles repris dans le Code de Conduite sont développés plus en détail dans les différentes policies internes et procédures. En voici quelques exemples, choisis pour leur importance et la généralité de leur champ d’application :
Le Dealing Code
Ce règlement vise à éviter les délits d’initiés et la manipulation du marché. Il prévoit des modalités précises à respecter par les dirigeants et les employés du Groupe Proximus qui envisagent de réaliser des transactions boursières sur les titres de Proximus ou d’autres sociétés de télécommunication.
Le règlement sur le « Chinese wall » et le droit de la concurrence
Ce règlement vise à assurer le respect au sein du Groupe Proximus des règles visant à maintenir une saine concurrence entre les opérateurs de télécommunication. D’une part, il organise une séparation étanche entre les activités « wholesale » et les activités « retail ». En effet, Proximus, du fait de sa position historique sur le marché des télécommunications, est tenue d’offrir un accès à son réseau aux autres opérateurs qui veulent offrir des produits et services de télécommunication en Belgique.
Par conséquent, nous avons conclu des accords d’interconnexion avec les autres opérateurs et nous offrons en « wholesale » des produits et services. Cela nous donne nécessairement accès à des informations sur le trafic qui passe via notre réseau et sur les produits et services offerts par les autres opérateurs.
Ces informations, obtenues dans le cadre de notre activité « wholeseale », ne peuvent bien entendu en aucun cas servir à favoriser nos activités « retail ». C’est la raison pour laquelle il existe une séparation étanche (« Chinese wall ») entre les informations « wholesale » et les unités « retail ». Le règlement décrit l’organisation de ce « Chinese wall ».
D’autre part, le règlement vise à assurer le respect des règles générales du droit de la concurrence, tant au niveau belge qu’au niveau européen. Cette partie du règlement concerne tous les membres du personnel détenant un pouvoir de décision en rapport avec la concurrence, les clients ou les fournisseurs, ou entrant en contact avec eux.
Le règlement sur le cadre réglementaire de Proximus
En tant qu’entreprise publique autonome dans le secteur des télécommunications, nous sommes soumis à de nombreuses lois et notamment à la loi du 30 juin 2005 transposant le cadre européen relatif aux communications électroniques. Le règlement consacré à ce cadre réglementaire décrit les droits et les obligations du Groupe Proximus dans ce domaine. Le respect de ces règles par l’ensemble du personnel du Groupe Proximus revêt une importance capitale.
Le règlement sur la lutte contre la corruption et les conflits d’intérêt
Dans l’exercice de leurs fonctions ou dans leur vie privée, les membres du personnel du Groupe Proximus peuvent être confrontés à des situations où leurs intérêts personnels sont en conflit avec l’intérêt du Groupe Proximus. Le règlement sur les conflits d’intérêts donne un aperçu de ces situations, fournit des lignes directrices permettant de les reconnaître et de les éviter et définit les règles qu’il convient de respecter lorsqu’un tel conflit se présente. Le principe de base est que les membres du personnel doivent toujours agir dans le sens des intérêts du Groupe Proximus. Le respect de ce principe est particulièrement important dans le cadre des relations avec nos fournisseurs. Il est essentiel que les fournisseurs, en compétition les uns avec les autres pour entrer en relation d'affaires avec le Groupe Proximus, puissent se fier à l'intégrité du processus de sélection.
La policy en matière de lutte contre la corruption assure la mise en oeuvre du principe suivant défini dans le Code de conduite du Groupe Proximus :
Nous sommes conscients de l'importance de l'équité dans toute activité commerciale. Nous ne tolérons aucun conflit entre nos intérêts personnels et ceux de l'entreprise. Nous ne tolérons aucune forme de corruption.
Le règlement sur le respect de la vie privée
Le respect du secret des communications électroniques et de la vie privée de nos clients n'est pas seulement une obligation légale, c'est aussi le facteur déterminant pour gagner et conserver leur confiance. La réglementation sur la protection des données personnelles et le secret des communications électroniques impose au Groupe Proximus de protéger le secret des communications électroniques et de tenir compte de divers principes lors du traitement de données personnelles, tels que les principes de licéité, loyauté et transparence, d'intégrité et de confidentialité, etc.
Notre politique relative à la protection des données et au secret des communications électroniques fixe les règles permettant au Groupe Proximus de respecter ces principes.
Le règlement sur l’environnement
Proximus a fait le choix de se comporter en entreprise citoyenne et d’adopter une attitude responsable vis-à-vis des problèmes environnementaux. Nous avons défini une politique en matière d'environnement qui est traduite dans un règlement.
Droits de l’homme
Notre Code de Conduite, nos valeurs et nos comportements s’inspirent par ailleurs de principes fondamentaux tels que ceux de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme des Nations Unies, de la Convention Européenne des Droits de l’Homme et de la Convention des Nations Unies sur les Droits de l’enfant.
La corruption
Comme mentionné dans notre Code de Conduite, le Groupe Proximus interdit toute forme de corruption. De nombreux règlements internes abordent cette problématique notamment notre règlement sur les relations du Groupe Proximus avec les autorités publiques ou politiques, notre règlement sur les conflits d’intérêt qui couvre en plus du point soulevé ci-dessus le respect de certaines règles en matière de cadeaux et d’hospitalité et enfin notre règlement sur les achats qui couvre nos relations avec nos fournisseurs. Nous avons également développé une charte éthique que tous nos fournisseurs doivent accepter.
Compliance Office
La mission du Compliance Office
La mission du Compliance Office est d’animer la politique de conformité du Groupe Proximus. Cette politique consiste à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.
Afin d'améliorer la visibilité de la stratégie de conformité le Compliance Office oriente ses efforts dans les domaines suivantes:
Clarté, accessibilité et cohérence des règles
Le Compliance Office vise à améliorer en permanence la formulation des règles en vigueur au sein du Groupe Proximus afin de les rendre claires, simples et intelligibles. Il s’efforce de faciliter l’accès aux différents règlements et d’assurer que les différents règlements internes forment un ensemble cohérent.
Connaissance des règles
Le Compliance Office met en place des actions de communication et de formation (manuels, e-learnings, affiches, …) pour assurer que les acteurs sur le terrain aient connaissance des règles internes et externes qui s’appliquent à leur activité et pour les aider à traduire ces règles en procédures et comportements adaptés. Le Compliance Office réalise également une mise à jour annuelle de ces règlements et procédures.
Gestion du risque de non-conformité
A partir d’une évaluation périodique et systématique des risques de non-conformité dans l’ensemble du Groupe Proximus, le Compliance Office élabore des stratégies de prévention en collaboration avec les entités concernées.
Intervention en cas de non-conformité
Enfin, le Compliance Office intervient lorsqu’une situation de non-conformité est avérée (voir infra: procédure sonnette d'alarme).
La gouvernance du Compliance Office
Le Compliance Office est dirigé par le Director Audit Risk Management and Compliance, qui rend directement compte au Chief Corporate Affairs Officer et est directement responsable devant le Président du Comité d’Audit et de Supervision. Ce Comité est chargé d’assister et de conseiller le Conseil d’Administration dans le cadre du contrôle du respect par la société des exigences légales et réglementaires et du respect du Code de Conduite.
Procédure de lanceur d'alerte
Votre voix compte pour maintenir nos normes d'intégrité et de transparence. Si vous avez des préoccupations ou des informations relatives à une conduite répréhensible au sein de notre organisation, nous vous encourageons à les exprimer. Visitez notre page sur la Politique des lanceurs d'alerte pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons et soutenons les lanceurs d'alerte, en garantissant que vos préoccupations sont traitées de manière confidentielle et respectueuse.
Cliquez ici pour faire une différence et en savoir plus sur notre Procédure de lanceurs d'alerte.
Certificats ISO: qualité garantie
Grâce à notre certification selon les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 27001, nous offrons à nos clients professionnels (Pas pour les indépendants, les professions libérales et les petites et moyennes entreprises, +/- 200 employés) toute la sécurité et la garantie qu'ils recherchent en matière de qualité, de sécurité de l'information et d'exigences environnementales. Du développement des produits au traitement des plaintes, la qualité est garantie dans nos processus. Proximus est également un partenaire fiable dans le domaine de la sécurité informatique. Grâce à notre système de management environnementale, les activités de nos Data center (spécifiquement pour le Data center de Machelen) sont entièrement conformes aux exigences de l' ISO 14001.
Pour plus d'info envoyez un mail à : CoE ISO Quality Assurance
Contrôle des exportations et respect des sanctions
Pour le Groupe Proximus, qui est une entreprise basée en Belgique et dont les filiales opèrent dans différents pays du monde, cela implique l'engagement de se conformer aux réglementations des États-Unis, des Nations Unies et de l'Union européenne en matière de sanctions et d'embargos.
En outre, des règles spécifiques doivent être respectées en termes de réexportation non autorisée de biens, de services ou de technologies vers des pays ou des personnes soumis à des contrôles à l'exportation ou à des sanctions économiques, et de ne prendre aucune mesure qui aide les cibles des sanctions à se soustraire ou à éviter l'application légale des sanctions et des contrôles à l'exportation.
Notre politique consiste à prendre toutes les mesures raisonnables, y compris les procédures décrites dans le présent document, pour détecter et prévenir les violations des contrôles des exportations et des sanctions applicables à nos activités commerciales.
La politique des affaires publiques
La Politique des Affaires Publiques vise à définir les responsabilités, les principes et les règles de gouvernance qui s'appliquent aux relations de Proximus avec les autorités publiques.
La politique sur le bien-être
Le bien-être est le fait de "se sentir bien au travail" et revêt une importance capitale dans notre société actuelle. De toute évidence, le Groupe Proximus doit donc pouvoir développer ses activités dans le respect de tous les domaines du bien-être. Nous considérons dès lors l'exécution d'une politique en matière de bien-être comme une mission essentielle faisant partie de notre stratégie générale et de notre politique d'entreprise. Le bien-être de chaque collaborateur peut en effet contribuer au succès de nos activités et aux prestations de notre entreprise.