Whistleblowing procedure

Un lanceur d’alertes est une personne qui travaille au sein d’une organisation ou qui est en contact avec une organisation dans le cadre de ses activités professionnelles et qui signale des activités illégales, contraires à l'éthique ou dangereuses au sein d'une organisation. Les actes répréhensibles que le lanceur divulgue doivent être dans l'intérêt public et pas personnels et se placent dans le cadre professionnel.

Toute personne qui a connaissance d’informations concernant une atteinte à l’intégrité dans le contexte professionnel.

Il peut s’agir d’un membre du personnel (actuel ou ancien), d’un stagiaire, d’un bénévole, d’un travailleur indépendant, d’un membre du conseil d’administration, d’un fournisseur, d’un sous-traitant, d’un client.

Pour les membres du personnel, sauf si cela n'est pas possible ou approprié, pour quelque raison que ce soit, vous devez en informer rapidement votre responsable, votre conseiller en prévention (aspects psychosociaux) ou le service des enquêtes pour les situations de fraude  (investigations@proximus.com).

Si par contre vous effectuer un signalement en tant que lanceur d’alerte, vous ne devaez pas en informer votre responsable.

Les atteintes en matière d’atteintes à l’intégrité dont vous avez connaissance dans un contexte professionnel, au sein du Groupe Proximus.

Vous pouvez signaler des violations ou violations potentielles des lois et des réglementations qui relèvent du champ d’application des règles nationales ainsi que des violations ou violations potentielles du code de conduite de du Groupe Proximus ou d’autres politiques de l’entreprise. Il est important de signaler toute violation potentielle, pour laquelle le lanceur d’alerte a des soupesons fondés ou de preuves, afin de réagir sans délai et ainsi préserver la réputation de notre entreprise.

Nous examinons chaque signalement au cas par cas de manière indépendante et impartiale, car, comme le mentionne notre code de conduite, les règles et principes fondamentaux sur lesquels repose notre engagement à être une entreprise socialement et éthiquement responsable sont des valeurs d’entreprise fortes destinées à soutenir notre stratégie d’entreprise en faveur de la création d’une valeur réelle et durable, et donc constituent de règles de bonne gestion. Comme le mentionne également notre code de conduite, chacun a la responsabilité de contribuer à la promotion d’une culture d’entreprise saine, la présente procédure de lanceur d’alerte est un outil supplémentaire au service de cet engagement en permettant aux personnes qui sont témoins d’une atteinte à l’intégrité de les signaler, sans crainte de représailles, afin que des mesures puissent être prises pour y mettre fin et pour éviter que d’autres atteintes puissent être commises.

La violence, le harcèlement moral et sexuel au travail. Ce type de plaintes doit être adressé à la personne de confiance de votre organisation ou au conseiller en prévention (loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail) ; - La discrimination. Les plaintes pour discrimination doivent être adressées, selon le cas, à Unia (Centre interfédéral pour l'égalité des chances) ou à l’Institut pour l'égalité des femmes et des hommes (lois anti-discrimination).

Les signalements peuvent s’effectuer en interne, en externe ou par divulgation publique.

En interne vous avez plusieurs possibilités pour effectuer un signalement :

1. Outil informatique traité par un sous-traitant externe, Grant Thornton
2. Par téléphone via le n° 0800 45 002
3. Par lettre au Group Compliance Manager ou au Président du comité d’Audit
4. En personne auprès du Group Compliance Manager

En externe le signalement doit être fait via le médiateur fédéral.

Un signalement par divulgation publique est aussi possible, dans des cas spécifiques.
 

La réponse est NON, en tant que lanceur d’alerte la loi vous protège automatiquement contre les représailles si vous avez respecté la procédure, même si au terme de l’enquête votre signalement s’est avéré inexact ou non fondé. Vous ne risquez pas de sanctions en cas de signalement via les trois types de signalements, car la loi protège les lanceurs d’alertes qui, en toute bonne foi, signale une préoccupation.

Toute forme de représailles envers un lanceur d’alertes est punie par la loi et peut entrainer en outre une sanction disciplinaire contre la personne qui a pris les mesures de représailles, quel que soit son niveau hiérarchique dans l ‘organisation.

Vous serez également protégé si la préoccupation que vous signalez, concerne un supérieur hiérarchique, un cadre supérieur ou un membre du top management.

La protection contre les représailles ne s’appliquera toutefois pas, si vous êtes vous-même impliqué dans l’acte répréhensible, si vous avez volontairement fait un faux signalement ou encore si vous avez volontairement transmis des informations fausses ou malhonnêtes.

Vous pouvez aussi vous adresser directement au Group Compliance Manager de manière anonyme, si vous le souhaitez. Il est lié par le secret professionnel qui est une obligation légale, ou, au besoin, vous faire assister par l’Institut Fédéral des Droits Humains (IFDH) qui a été désigné par la loi comme le point central d’information pour la réglementation en matière de lanceurs d’alerte en Belgique.

Oui, vous pouvez choisir de rester anonyme, comme garanti par la loi belge. Proximus garanti l’anonymité en utilisant des canaux tel qu’un outil externe géré par une équipe indépendante qui ne permet pas de tracer l’utilisateur.

Vous resterez anonyme tout au long du parcours (signalement, analyse, clôture) et après clôture du dossier.

Si vous choisissez de vous identifier, votre identité sera gardée confidentielle. Ceci est prévu par la loi, qui vous protège contre toute sorte de représailles.

Après avoir signalé une violation via un des canaux prévus vous recevrez une confirmation de la prise en charge dans les sept jours. Ensuite, votre signalement sera soumis à une enquête appropriée. Dans les 3 mois suivant l’accusé de réception du signalement, vous recevrez un retour d’information concernant le suivi.

Exemples de signalements :

1. Un appel d’offre est en cours et mon collègue m’informe qu’il a invité le client potentiel pour un repas afin de construire la relation et mieux comprendre ses besoins – ceci est interdit par la policy ‘Anti-corruption et conflit d’intérêt’ et je le signale ;
2. Je sais que mon collègue a une activité complémentaire qui lui demande d’aller rendre visite à des clients après le travail. Je suis au courant qu’il utilise le  PC et le GSM fournis par Proximus pour la gestion de son activité complémentaire – ceci est interdit par le policies ‘Utilisation du matériel d’entreprise’ et ‘Anti-corruption et conflit d’intérêt’ et je le signale ;
3. Lors d’une conférence j’entends mon collègue discuter avec un concurrent de la possibilité de s’aligner sur les prix d’un produit, afin de garder une marge confortable – ceci est interdit par la policy sur la concurrence et je le signale ;
4. Je remarque que mon collègue enregistre des ventes pour des amis qui sont déjà client Proximus en tant que vente aux nouveaux clients afin de leur faire profiter d’offres adressées à ceux-ci. Ceci est de la fraude et je le signale.

Signalez cela sans tarder au Group Compliance Manager. Vous pouvez également vous adresser directement au canal de signalement externe, le Centre Intégrité du Médiateur Fédéral désigné par la loi pour recevoir ce type de plaintes et les instruire.

• Maurizio Carlone
• Email : group.compliance@proximus.com