Whistleblowing procedure

Een klokkenluider is een persoon die werkt binnen een organisatie of die in contact staat met een organisatie als onderdeel van zijn of haar professionele activiteiten en die illegale, onethische of gevaarlijke activiteiten binnen een organisatie rapporteert. De misstand die de klokkenluider onthult moet in het algemeen belang zijn, niet persoonlijk, en moet binnen de professionele sfeer vallen.

Iedereen die op de hoogte is van informatie over een schending van de integriteit in de professionele context.

Dit kan een huidig of voormalig personeelslid zijn, een stagiair, een vrijwilliger, een zelfstandige, een lid van de raad van bestuur, een leverancier, een onderaannemer of een klant.

Voor personeelsleden geldt dat, tenzij het om welke reden dan ook niet mogelijk of gepast is, je onmiddellijk je manager, je preventieadviseur (psychosociale aspecten) of de afdeling Fraudeonderzoek (investigations@proximus.com) op de hoogte brengt.

Als je daarentegen een melding doet als klokkenluider, hoef je je manager niet te informeren.

Schendingen van de integriteit waarvan u op de hoogte bent in een professionele context, binnen de Proximus Group.

U kunt overtredingen of potentiële overtredingen van wetten en regels die binnen het toepassingsgebied van nationale regels vallen melden, evenals overtredingen of potentiële overtredingen van de gedragscode van Proximus Group of ander bedrijfsbeleid. Het is belangrijk om elke potentiële overtreding te melden waarvoor de klokkenluider redenen of bewijzen heeft, om zo snel mogelijk te reageren en de reputatie van ons bedrijf te beschermen.

We onderzoeken elke melding onafhankelijk en onpartijdig van geval tot geval, omdat, zoals vermeld in onze Gedragscode, de fundamentele regels en principes die ten grondslag liggen aan ons streven om een sociaal en ethisch verantwoord bedrijf te zijn, sterke bedrijfswaarden zijn die zijn ontworpen ter ondersteuning van onze bedrijfsstrategie om echte en duurzame waarde te creëren, en daarom regels van goed management vormen. Zoals onze Gedragscode ook stelt, heeft iedereen de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan het bevorderen van een gezonde bedrijfscultuur. Deze klokkenluidersprocedure is een extra hulpmiddel bij het nakomen van die verplichting, omdat het mensen die getuige zijn van een schending van de integriteit in staat stelt dit te melden, zonder angst voor represailles, zodat er actie kan worden ondernomen om een einde te maken aan de schending en om verdere schendingen te voorkomen.

Geweld, morele en seksuele intimidatie op het werk. Dit soort klachten moet worden gericht aan de vertrouwenspersoon in uw organisatie of aan de preventieadviseur (Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk); - Discriminatie. Klachten over discriminatie moeten, naargelang het geval, worden gericht aan Unia (Interfederaal Centrum voor Gelijke Kansen) of aan het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen (antidiscriminatiewetten).

Klokkenluiden kan intern, extern of via openbare bekendmaking gebeuren.

Er zijn verschillende manieren om intern te rapporteren:

1. IT-tool verwerkt door een externe onderaannemer, Grant Thornton
2. Per telefoon op 0800 45 002
3. Per brief aan de Group Compliance Manager of aan de voorzitter van de Auditcommissie
4. Persoonlijk met de Group Compliance Manager

Extern moeten rapporten worden ingediend via de Federale Ombudsman.

Openbaarmaking is ook mogelijk in specifieke gevallen.
 

Het antwoord is NEE, als klokkenluider beschermt de wet je automatisch tegen represailles als je de procedure hebt gevolgd, zelfs als je melding aan het einde van het onderzoek onjuist of ongegrond blijkt te zijn. Je riskeert geen straffen voor het melden via de drie soorten meldingen, omdat de wet klokkenluiders beschermt die te goeder trouw een zorg melden.

Elke vorm van vergelding tegen een klokkenluider is strafbaar en kan ook leiden tot disciplinaire maatregelen tegen de persoon die de vergeldingsmaatregelen heeft genomen, ongeacht hun hiërarchische niveau in de organisatie.

Je wordt ook beschermd als de kwestie die je meldt betrekking heeft op een lijnmanager, een senior manager of een lid van het topmanagement.

Bescherming tegen represailles is echter niet van toepassing als je zelf betrokken bent bij de laakbare handeling, als je opzettelijk een valse melding hebt gedaan of als je opzettelijk valse of oneerlijke informatie hebt doorgegeven.

Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de Group Compliance Manager, anoniem als dat je wenst. Hij is gebonden door het beroepsgeheim, wat een wettelijke verplichting is. Je kunt op hulp vragen bij het Federaal Instituut voor de Rechten van de Mens (IFDH), dat bij wet is aangewezen als centraal informatiepunt voor klokkenluidersregelingen in België.

Ja, u kunt ervoor kiezen anoniem te blijven, zoals gegarandeerd door de Belgische wet. Proximus garandeert de anonimiteit door onder meer gebruik te maken van een externe tool die wordt beheerd door een onafhankelijk team en waarmee de gebruiker niet kan worden getraceerd.

Je blijft anoniem tijdens het hele proces (rapportage, analyse, afsluiting) en nadat het dossier is gesloten.

Als je ervoor kiest om jezelf te identificeren, wordt je identiteit vertrouwelijk behandeld. Dit is wettelijk bepaald en beschermt je tegen elke vorm van represaille.

Als je een overtreding hebt gemeld via een van de aangeboden kanalen, ontvang je binnen zeven dagen een bevestiging dat de overtreding in behandeling is genomen. Uw melding wordt vervolgens onderworpen aan een passend onderzoek. Binnen 3 maanden na bevestiging van ontvangst van de melding ontvang je follow-up feedback.

Voorbeelden van rapporten:

1. Er loopt een aanbesteding en mijn collega vertelt me dat hij de potentiële klant heeft uitgenodigd voor een etentje om de relatie op te bouwen en zijn behoeften beter te begrijpen - dit is verboden volgens het beleid tegen corruptie en belangenverstrengeling en ik wijs erop;
2. Ik weet dat mijn collega een nevenactiviteit heeft waarbij hij klanten bezoekt na het werk. Ik weet dat hij de pc en de mobiele telefoon die Proximus hem ter beschikking stelt, gebruikt om zijn nevenactiviteit te beheren - dit is verboden door de beleidslijnen 'Gebruik van bedrijfsuitrusting' en 'Anti-corruptie en belangenconflicten' en ik meld dit;
3. Op een conferentie hoor ik mijn collega met een concurrent praten over de mogelijkheid om de prijs van een product aan te passen om een comfortabele marge te behouden - dit is verboden onder het mededingingsbeleid en ik wil hem hierop wijzen;
4. Ik merk dat mijn collega verkopen voor vrienden die al Proximus-klant zijn, registreert als verkopen aan nieuwe klanten om hen aanbiedingen door te geven. Dit is fraude en ik rapporteer dit.

Meld dit onmiddellijk aan de Group Compliance Manager. Je kunt ook rechtstreeks naar het externe meldingskanaal gaan, het Integriteitscentrum van de Federale Ombudsman, dat bij wet is aangesteld om dit soort klachten te ontvangen en te onderzoeken.

• Maurizio Carlone
• Email : group.compliance@proximus.com