Privacypolicy: policy betreffende het opnemen van Microsoft Teams-vergaderingen binnen Proximus

Met deze Privacypolicy voor Microsoft Teams wil Proximus:

u informeren over de persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken wanneer u deelneemt aan een Microsoft Teams-vergadering die door Proximus worden georganiseerd; en
enkele richtlijnen uiteenzetten voor het gebruik van Microsoft Teams en de functies ervan in een Proximus-omgeving.

In dit verband wijzen we erop dat er twee soorten Microsoft Teams-vergaderingen zijn: Channel Microsoft Teams meetings (hierna 'Channel Meeting' genoemd) en non-Channel Microsoft Teams meetings (hierna 'non-Channel Meeting' genoemd):

Een Channel Meeting is een vergadering die rechtstreeks via Microsoft Teams wordt georganiseerd, en specifiek bedoeld is voor teams die in Microsoft Teams zijn aangemaakt. Een dergelijke vergadering is zichtbaar en vrij toegankelijk voor iedereen in Microsoft Teams die als lid van het team is aangegeven. De meeste Proximus-teams die in Microsoft Teams zijn aangemaakt, bevatten enkel personen met een Proximus-per-id (w.z. werknemers en contractanten van Proximus). In sommige gevallen kunnen echter ook externen worden uitgenodigd om aan te sluiten bij een Proximus-team in Microsoft Teams en kunnen ze deelnemen aan een Channel Meeting.
Een non-Channel Meeting is een Microsoft Teams-vergadering die via Outlook wordt georganiseerd door in de uitnodigingsmail een link naar de uitnodiging voor de Microsoft Teams-vergadering te plaatsen. In de meeste gevallen zullen externen worden uitgenodigd voor een non-Channel Meeting in plaats van een Channel Meeting bij Proximus.

Deze policy is van toepassing op zowel interne genodigden (d.w.z. personen met een Proximus-per-id, inclusief contractanten met een per-id en een Proximus Microsoft Teams-licentie) als externe genodigden voor een Microsoft Teams meeting.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij voor welke doeleinden?

Toegang tot Microsoft Teams-vergaderingen

Wanneer u deelneemt aan door Proximus georganiseerde Microsoft Teams meetings, verzamelen en verwerken wij uw e-mailadres, O365-user-id, profielfoto (als u er een hebt ingesteld; zie verder), naam en telefoonnummer (als u via de telefoon deelneemt). Deze informatie zal tijdens de vergadering in de galerij worden getoond om een overzicht te geven van de genodigden en zal achteraf ook worden opgenomen om aan te geven wie de vergadering heeft bijgewoond en wie niet. Bovendien worden de gesprekken in de chat van de vergadering en de bestanden die tijdens deze vergadering worden gedeeld, opgeslagen in Microsoft Teams en zijn ze toegankelijk voor alle interne genodigden op vergaderingen en voor externe genodigden op een Channel meeting. Chatgesprekken kunnen nooit worden gedownload en een deelnemer kan zijn eigen chats verwijderen.

Als transcriptie is ingeschakeld, wordt een tijdstempel toegevoegd om aan te geven wanneer iets is gezegd door wie. In elk geval zullen de hierboven vermelde persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor (i) het beheer en de authenticatie van uw toegang tot de vergadering, (ii) het in beeld brengen van de genodigden (met inbegrip van de deelnemers en niet-deelnemers) en, (iii) indien beschikbaar, het beheer van de opnamen en verslagen van de vergadering. Deze persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar bewaard na de datum waarop de vergadering in kwestie heeft plaatsgevonden.

Opname en transcriptie van Microsoft Teams-vergaderingen

Alleen interne deelnemers aan vergaderingen van Proximus kunnen de opname van een door een Proximus-organisator aangemaakte Microsoft Teams-vergadering starten (en stoppen). Als u een opname start, wordt de transcriptie van de vergadering standaard ingeschakeld, tenzij een interne deelnemer aan de vergadering van Proximus besluit om de transcriptie onmiddellijk te stoppen nadat de opname is gestart. Gasten of externe deelnemers aan de vergadering zijn vanuit technisch oogpunt niet in staat om de opname/transcriptie te starten of te stoppen.

Elke deelnemer kan ervoor kiezen om zijn identiteit te verbergen tijdens vergaderingen waarbij transcriptie is ingeschakeld. De sprekerattributie laat alleen zien wat er wordt gezegd. Zie ‘Hoe uw identiteit te verbergen’ van Microsoft

Zodra de opname/transcriptie wordt gestart of gestopt, wordt elke deelnemer hiervan duidelijk op de hoogte gebracht door een banner die als pop-up boven aan het scherm verschijnt, en waarin wordt aangegeven dat de opname en de transcriptie worden gestart of gestopt.

Als via de telefoon wordt ingebeld, zal een gelijkaardig bericht aangeven dat de opname wordt gestart/gestopt.

Organisatoren van vergaderingen van Proximus:

mogen de rechten van Proximus-deelnemers niet veranderen van 'presentator' naar 'deelnemer', tenzij in een opleidingscontext;
moeten, voor vergaderingen waarvan vooraf bekend is dat ze zullen worden opgenomen, dit reeds in de uitnodiging voor de vergadering vermelden. Als u er niet mee instemt dat deze vergadering wordt opgenomen/getranscribeerd en deze opname/transcriptie wordt gedeeld met de genodigden voor de vergadering, zult u zelf niet kunnen deelnemen aangezien uw deelname (als een actieve handeling) zal worden beschouwd als uw toestemming. De opname en de transcriptie zullen daarna echter voor u toegankelijk zijn, zoals verderop beschreven.
moeten aan het begin van elke vergadering duidelijk aangeven i) dat de vergadering zal worden opgenomen en getranscribeerd en ii) dat, indien een van de deelnemers niet akkoord gaat met deze opname, hij de vergadering kan verlaten. Bij de start van een opname/transcriptie zal er ook een banner verschijnen om iedereen te laten weten dat ze worden opgenomen, met een link naar het Privacybeleid van Proximus;
bieden de deelnemers de mogelijkheid om zich tijdens de vergadering af te melden ingeval de opname/transcriptie niet vanaf het begin van de vergadering plaatsvindt;
zullen - alleen op uitdrukkelijk verzoek - de externe genodigden voor een Channel meeting een gedeelde link naar de opname bezorgen.
zullen, indien het gebruik van de camera tijdens de vergadering nuttig zou kunnen zijn, duidelijk aangeven dat dit gebruik van de camera niet verplicht is.
moeten de transcriptie aan alle deelnemers aan de vergadering bezorgen, inclusief Gasten of externe deelnemers en al wie telefonisch heeft deelgenomen. Elke deelnemer heeft het recht om de transcriptie te bekijken.

De opnamen/transcripties worden bewaard gedurende ten hoogste 5 jaar na de datum waarop de vergadering is gehouden en zullen/mogen uitsluitend worden gebruikt voor:

archivering (bv. voor persoonlijke raadpleging door genodigden voor de vergadering);
kennisuitwisseling (bv. om de opname van de vergadering te delen met genodigden die de vergadering niet konden bijwonen);
opleiding bij Proximus (bv. om onlineopleidingen op te nemen en ze ter beschikking te stellen van de bredere Proximus-organisatie via het Proximus-intranet en/of andere O365-apps).

Opnamen/transcripties kunnen niet worden gebruikt als bewijsmateriaal voor andere commerciële of HR-doeleinden. Dit is niet toegestaan binnen Proximus.

Opnamen van vergaderingen/transcripties zijn achteraf als volgt toegankelijk:

Als een non-Channel meeting enkel interne genodigden omvat, hebben alle interne genodigden rechtstreeks toegang tot de opname via Microsoft OneDrive of SharePoint. De opname kan echter niet worden gedownload en kan niet worden gedeeld met andere personen binnen of buiten Proximus. De transcriptie is toegankelijk via de chat van de vergadering en kan worden gedownload.
Als een non-Channel meeting zowel Proximus- als externe genodigden omvat, krijgen alle interne genodigden automatisch een persoonlijk gedeelde link naar de opname. Externe genodigden ontvangen deze link alleen op verzoek. Dit verzoek moet worden ingediend bij de organisator van de Proximus-vergadering, die de betrokken externe gebruiker zal moeten toevoegen aan de gedeelde lijst. De opname kan echter niet worden gedownload en kan bijgevolg niet worden gedeeld met andere personen binnen of buiten Proximus. De transcriptie is toegankelijk via de chat van de vergadering en kan worden gedownload door interne medewerkers van Proximus.

Als een Channel meeting alleen interne genodigden of zowel interne als externe genodigden omvat, krijgen alle genodigden automatisch een persoonlijk gedeelde link naar de opname. Andere Channel-leden zullen ook toegang hebben tot de opname. De opname kan echter niet worden gedownload en kan niet worden gedeeld met andere personen binnen of buiten Proximus. De transcriptie is toegankelijk via de chat van de vergadering en kan worden gedownload door interne medewerkers van Proximus. In sommige specifieke gevallen kan het echter nodig of nuttig zijn om een ruimere toegang te verlenen tot de opname binnen Proximus en om deze te delen met andere Proximus-medewerkers of -contractanten die niet waren uitgenodigd op de vergadering. In dit geval kan enkel de organisator van de vergadering of de opnemer (d.w.z. de deelnemer die de opname heeft gestart) deze ruimere toegang tot de opname binnen Proximus verlenen (bv. op het niveau van de Groep of het kanaal, of aan specifieke personen, of op het niveau van het bedrijf). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in het kader van een opleiding. Alvorens deze ruimere toegang te verlenen, dient de organisator of de opnemer van de vergadering echter de toestemming van alle deelnemers te verkrijgen. Er zijn twee manieren om deze toestemming te verkrijgen:

Ofwel vermeldt de organisator van de Proximus-vergadering reeds duidelijk in de uitnodiging dat er een opname voorzien is en dat binnen Proximus ook andere personen dan de genodigden toegang zullen krijgen tot deze opname. In dit geval moet de organisator van de vergadering in de uitnodiging voor de vergadering duidelijk omschrijven wie toegang krijgt tot de opname (bv. het hele team, het departement, de businessunit, de hele onderneming,...). Indien u - als genodigde - niet instemt met de opname en het delen van deze opname met de in de uitnodiging voor de vergadering aangegeven personen, zult u niet kunnen deelnemen aangezien uw deelname aan de vergadering als actieve handeling wordt beschouwd als uw toestemming. De opname zal nadien wel toegankelijk zijn voor u, en voor de andere personen die in de uitnodiging voor de vergadering zijn vermeld. Opnamen waartoe een ruimere toegang wordt verleend dan alleen de genodigden, kunnen niet worden gedownload, ook niet voor de genodigden. Voor alle personen die toegang hebben tot de opname, geldt dat het niet is toegestaan de opname te delen met andere personen binnen of buiten Proximus.
Of de toestemming kan ook worden verkregen na de opgenomen vergadering via een speciaal (Microsoft) toestemmingsformulier. Indien een van de deelnemers niet instemt met het delen van de beoogde opname met andere Proximus-werknemers of -contractanten die niet waren uitgenodigd op de vergadering, kan de opname geen bredere toegang worden verleend.

Om een breder publiek toegang te verlenen tot de transcriptie, raadpleegt u de onderstaande paragraaf 'Alleen transcripties zonder opname van Microsoft Teams-vergaderingen’.

Liveondertitels

Liveondertitels is een spraak-naar-tekstfunctie. I’s: een visueel hulpmiddel, bv. voor doven of slechthorenden of wanneer de deelnemers zich in een zeer lawaaierige omgeving bevinden.

Elke deelnemer kan Liveondertitels starten/stoppen. Wanneer een deelnemer Liveondertitels start, zal dit voor elke deelnemer zichtbaar zijn.

De geselecteerde taal voor Liveondertitels moet de gesproken taal zijn. Als een deelnemer de taalinstelling verandert, heeft dat gevolgen voor iedereen in de vergadering.

Liveondertitels bevatten de sprekerattributie (wie er aan het woord is), en dus uw profielfoto (indien ingesteld) en naam.

Elke deelnemer kan ervoor kiezen om zijn identiteit te verbergen tijdens vergaderingen waarbij Liveondertitels zijn ingeschakeld. De sprekerattributie laat alleen zien wat er wordt gezegd. Zie ‘Hoe uw identiteit te verbergen’ van Microsoft.

Liveondertitels worden na afloop van de vergadering definitief verwijderd.

Alleen transcripties zonder opname van Microsoft Teams-vergaderingen

Transcripties zijn de letterlijke weergave van wat er tijdens de Microsoft Teams-vergadering wordt gezegd.

Zodra een transcriptie wordt gestart of gestopt, wordt elke deelnemer hiervan duidelijk op de hoogte gebracht door een banner die als pop-up boven aan het scherm verschijnt, en waarin wordt aangegeven dat de transcriptie wordt gestart of gestopt.

Als via de telefoon wordt ingebeld, zal een gelijkaardig bericht aangeven dat een transcriptie wordt gestart/gestopt.

Organisatoren van vergaderingen van Proximus:

moeten, voor vergaderingen waarvan vooraf bekend is dat ze zullen worden getranscribeerd, dit reeds in de uitnodiging voor de vergadering vermelden. Als u er niet mee instemt dat deze vergadering wordt getranscribeerd en deze transcriptie wordt gedeeld met de genodigden voor de vergadering, zult u zelf niet kunnen deelnemen aangezien uw deelname (als een actieve handeling) zal worden beschouwd als uw toestemming. De transcriptie zal daarna echter voor u toegankelijk zijn, zoals verderop beschreven.
moeten aan het begin van elke vergadering duidelijk aangeven i) dat de vergadering zal worden getranscribeerd en ii) dat, indien een van de deelnemers niet akkoord gaat met deze transcriptie, hij de vergadering kan verlaten. Bij de start van een transcriptie zal er ook een banner verschijnen om iedereen te laten weten dat ze worden getranscribeerd, met een link naar het Privacybeleid van Proximus;
bieden de deelnemers de mogelijkheid om zich tijdens de vergadering af te melden ingeval de transcriptie niet vanaf het begin van de vergadering plaatsvindt;
moeten de transcriptie aan alle deelnemers aan de vergadering bezorgen, inclusief Gasten of externe deelnemers en al wie telefonisch heeft deelgenomen. Elke deelnemer heeft het recht om de transcriptie te bekijken.

De transcripties worden bewaard gedurende ten hoogste 5 jaar na de datum waarop de vergadering is gehouden en zullen/mogen uitsluitend worden gebruikt voor:

Transcripties kunnen niet worden gebruikt als bewijsmateriaal voor andere commerciële of HR-doeleinden. Dit is niet toegestaan binnen Proximus.

Transcripties van vergaderingen zijn achteraf als volgt toegankelijk:

De transcriptie is toegankelijk via de chat van de vergadering (Non-Channel en Channel meetings) en kan worden gedownload door interne medewerkers van Proximus.
In sommige specifieke gevallen kan het echter nodig of nuttig zijn om een ruimere toegang te verlenen tot de transcriptie binnen Proximus en om deze te delen met andere Proximus-medewerkers of -contractanten die niet waren uitgenodigd op de vergadering. In dit geval kan enkel de organisator van de vergadering of de deelnemer die de transcriptie heeft gestart de transcriptie delen binnen Proximus (bv. op het niveau van de Groep of het kanaal, of aan specifieke personen, of op het niveau van het bedrijf), nadat ze door alle deelnemers is bekeken. Alvorens deze ruimere toegang te verlenen, moet de organisator van de vergadering of de deelnemer die de transcriptie heeft gestart echter de toestemming van alle deelnemers verkrijgen. Er zijn twee manieren om deze toestemming te verkrijgen:
- Ofwel vermeldt de organisator van de Proximus-vergadering reeds duidelijk in de uitnodiging dat er een transcriptie voorzien is, en dat binnen Proximus ook andere personen dan de genodigden toegang zullen krijgen tot deze transcriptie. In dit geval moet de organisator van de vergadering in de uitnodiging voor de vergadering duidelijk omschrijven wie toegang krijgt tot de transcriptie (bv. het hele team, het departement, de businessunit, de hele onderneming, …). Indien u - als genodigde - niet instemt met de transcriptie en het delen van deze transcriptie met de in de uitnodiging voor de vergadering aangegeven personen, zult u niet kunnen deelnemen aangezien uw deelname aan de vergadering als actieve handeling wordt beschouwd als uw toestemming. De transcriptie zal nadien wel toegankelijk zijn voor u, en voor de andere personen die in de uitnodiging voor de vergadering zijn vermeld. Elke transcriptie waartoe een bredere toegang wordt verleend dan alleen de genodigden, moet niet-downloadbaar worden gemaakt. Voor alle personen die toegang hebben tot de transcriptie, geldt dat het niet is toegestaan om de transcriptie te delen met andere personen binnen of buiten Proximus.
- Of de toestemming kan ook worden verkregen na de vergadering via een speciaal (Microsoft-)toestemmingsformulier. Indien een van de deelnemers niet instemt met het delen van de beoogde transcriptie met andere Proximus-werknemers of -contractanten die niet waren uitgenodigd op de vergadering, kan de transcriptie geen bredere toegang worden verleend. Voor alle personen die toegang hebben tot de transcriptie, geldt dat het niet is toegestaan om de transcriptie te delen met andere personen binnen of buiten Proximus.

Personalisering van achtergrond en delen van inhoud

Elke deelnemer aan een vergadering heeft op vrijwillige basis de mogelijkheid om zijn achtergrond te personaliseren door foto's, afbeeldingen, enz. te uploaden. Deze functie is niet bedoeld om persoonsgegevens te verzamelen. Het is niet toegestaan om ongepaste afbeeldingen te uploaden, noch afbeeldingen met foto's van anderen.

Voorts is het de deelnemers aan vergaderingen niet toegestaan om tijdens een vergadering inhoud te delen die gegevens van bijzondere aard bevat (zoals gezondheidsgegevens, gegevens over religieuze voorkeuren, enz.)

Tot slot biedt Microsoft Teams de mogelijkheid om uw camera te gebruiken tijdens vergaderingen. Hiervan kan alleen op vrijwillige basis gebruik worden gemaakt. De organisator van de Proximus-vergadering kan vriendelijk vragen om uw camera aan te zetten, maar moet er steeds bij vermelden dat dit niet verplicht is. U mag dan ook weigeren om uw camera aan te zetten (ook in het kader van een opleiding).

Waar bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard binnen de O365 Tenant van Proximus, opgeslagen in het cloudplatform van Microsoft. Proximus NV van publiek recht (Koning Albert II-laan 27, 1030 Brussel, België) zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Microsoft zal als verwerker optreden en uw persoonsgegevens alleen verwerken om aan Proximus de vergaderfuncties van Microsoft Teams te leveren, behalve voor wettelijke bedrijfsactiviteiten van Microsoft. Voor deze laatste zal Microsoft optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Zie het Privacybeleid van Microsoft voor meer informatie. In de gevallen waarin, zoals bij Microsoft, een verkoper in een land is gevestigd dat geen passend beschermingsniveau biedt krachtens de toepasselijke EU-wetgeving inzake gegevensbescherming, zal Proximus ervoor zorgen dat de nodige waarborgen worden geïmplementeerd, zoals het gebruik van de door de Europese Commissie vastgestelde EU-standaardcontractbepalingen. Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij de Data Protection Officer (hierna 'DPO' genoemd) van het DPO Office.

Welke zijn mijn privacyrechten en hoe kan ik deze uitoefenen?

Wat uw eigen persoonsgegevens betreft, hebt u het recht op inzage, rechtzetting, beperking en zelfs verwijdering van deze gegevens (voor zover van toepassing en in overeenstemming met het Human Resources-privacybeleid van de Proximus Groep voor interne genodigden).

Bovendien kunt u uw toestemming te allen tijde en zonder opgave van redenen intrekken voor de opnamen/transcripties waarvoor u toestemming hebt gegeven en/of voor het delen van deze opnamen/transcripties.

U kunt de bovenstaande privacyrechten uitoefenen door uw verzoek te richten aan het DPO Office op privacy@proximus.com. Hebt u andere vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u ook contact opnemen met het DPO Office op hetzelfde adres of een klacht indienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie, zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ons-contacteren.